Día Mundial del Ahorro ¡A toda máquina hacia el futuro! El sistema VERI*FACTU se asienta como piedra angular para la facturación empresarial en España

¡A toda máquina hacia el futuro! El sistema VERI*FACTU se asienta como piedra angular para la facturación empresarial en España

Madrid, 31 de octubre de 2025. Hoy, en pleno Día Mundial del Ahorro, y justo a dos meses de que sea obligatorio para las pymes, conviene detenerse y comprender en profundidad qué es Verifactu, por qué importa tanto para las empresas y cómo pueden prepararse a tiempo para evitar sanciones y aprovechar la “digitalización forzada” como una palanca de ahorro y modernización.

¿Qué es Verifactu y cuál es su origen?

El sistema denominado Verifactu —también escrito como VERI*FACTU— es el nuevo marco regulador que exige que los softwares de facturación en España cumplan requisitos técnicos concretos de integridad, inalterabilidad, trazabilidad y seguridad de los registros de facturación.

Concretamente:

• Se enmarca dentro de la normativa derivada de la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, que tenía por objetivo reforzar los mecanismos de control tributario, impulsar la digitalización y cerrar lagunas de fraude en facturación. Wikipedia
• El reglamento técnico que desarrolla parte de esa ley es el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre de 2023, que regula los “Sistemas Informáticos de Facturación” (SIF) y establece los requisitos exigibles a los programas informáticos de facturación.
• Según la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), este reglamento no altera sustancialmente las obligaciones de facturación ya existentes, pero sí regula la forma en que los sistemas informáticos deben funcionar para cumplir los artículos de la Ley General Tributaria (art. 29.2.j) que exigen integridad y trazabilidad.

En resumen, Verifactu no es solo “facturación electrónica” (aunque está relacionada), sino un sistema técnico-obligatorio que obliga a que las facturas emitidas por empresas y profesionales mediante software cumplan parámetros claramente definidos: generación de registro por cada factura, aseguramiento de que no haya alteraciones no trazadas, identificación mediante QR o similar, capacidad de exportación, etc.

¿Por qué es relevante para las empresas (y especialmente pymes)?

Hay varias razones de peso por las que Verifactu se alza como un asunto clave para las empresas, y más aún para las pequeñas y medianas:

1. Lucha contra el fraude fiscal
   Uno de los principales motores del cambio normativo es que, mediante sistemas como Verifactu, se dificultan los “softwares de doble uso” o aquellos que permiten ocultar facturación. El reglamento lo deja claro: los sistemas deben garantizar que no haya “omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación”. Agencia Tributaria
2. Obligación de usar software adaptado
   A partir de determinadas fechas, las empresas y autónomos que emitan facturas deberán utilizar programas de facturación que cumplan con los requisitos técnicos establecidos. No basta con un excel o un documento manual: el programa debe estar adaptado o cumplir la modalidad correspondiente.
3. Modernización digital y mejora de procesos
   No solo se trata de cumplir, sino de aprovechar la transición para actualizar procesos internos, eliminar cuellos de botella, mejorar trazabilidad interna, reducir errores manuales y —si se hace bien— ahorrar tiempo y costes. Ya hay proveedores de software que lo comunican como una oportunidad de eficiencia.
4. Riesgo de sanciones y de quedar fuera del pelotón
   Las consecuencias de no adaptarse pueden ser muy graves. Por ejemplo, algunos informes indican que la tenencia de software que no cumpla los requisitos puede conllevar multas fijas de hasta 50.000 € por ejercicio fiscal para el contribuyente.  Además, estar fuera del estándar puede generar problemas de imagen, de competitividad o de compatibilidad con clientes que exijan cierta trazabilidad.
5. Ahorro explícito
   Y justamente por esa convergencia entre obligación, digitalización y optimización, hoy —en el Día Mundial del Ahorro— tiene sentido hablar de Verifactu también en clave de ahorro. El cambio no tiene por qué ser sinónimo de gran inversión: si se planifica bien, puede ser una palanca para reducir costes administrativos, mejorar control y dotar al negocio de mejores herramientas.

Calendario, plazos y a quién afecta

Para que las organizaciones puedan anticiparse, conviene repasar el cronograma clave de Verifactu y los colectivos afectados:

• Aunque el Real Decreto 1007/2023 fue publicado en diciembre de 2023, el despliegue se distribuye en fases.
• Según fuentes especializadas, la obligatoriedad principal para muchas empresas arranca el 1 de enero de 2026 para entidades que tributan por el Impuesto de Sociedades, mientras que los autónomos tienen un mayor margen hasta el 1 de julio de 2026.
• No obstante, desde el 29 de julio de 2025 ya solo se pueden comercializar programas de facturación adaptados a Verifactu.
• También conviene señalar que existen dos modalidades para cumplir el reglamento: la modalidad “Verifactu” —que implica envío automático o casi en tiempo real a la AEAT— y la modalidad “No Verifactu” —en la que el emisor conserva los registros pero con mayores exigencias de seguridad.
• Afecta a todos los empresarios y profesionales que emitan facturas mediante software, TPV o sistema informático, salvo aquellos exentos o con normativa foral (por ejemplo, en territorios con sistemas propios como TicketBAI en el País Vasco).

En definitiva: ninguna empresa o profesional que facture electrónicamente debe mirar hacia otro lado.

¿Qué deben hacer las empresas ahora? Una hoja de ruta práctica

Para no quedarse atrás, aquí van los pasos recomendados (y sí, esto es “recomendación” no garantía de cumplimiento: cada empresa debe consultar su asesor fiscal).

1. Diagnóstico interno
   – ¿Qué software de facturación uso actualmente? ¿Está adaptado o está previsto que se adapte?
   – ¿Mis facturas se emiten con software o manualmente (Excel, Word, etc.)? En muchos casos, esto último deja de ser suficiente.
   – ¿Tengo certificación de que el proveedor del software está adaptado a Verifactu o al menos preparado para ello?
2. Elección o actualización del software
   – Si el software actual no es compatible o el proveedor no garantiza adaptación, conviene evaluar soluciones nuevas que cumplan.
   – En el mercado ya se ofrecen versiones gratuitas o “freemium” (como argumentan empresas como Alegra) para que pymes puedan cumplir sin inversiones elevadas.
   – Verificar que el software permita: generación de registro de facturación por factura, cadena de hash/registro, logs de eventos, QR en facturas si corresponde, exportación de datos, acceso seguro.
3. Formación y ajuste de procesos
   – Implementar procedimientos que garanticen que la emisión de facturas se hace correctamente: numeración correlativa, control de anulaciones, registros de alta de facturación y anulación. Agencia Tributaria
   – Formar al personal responsable de facturación/administración para que entienda el nuevo sistema, los requisitos de integridad, trazabilidad e inalterabilidad.
4. Comunicación con el cliente/usuario
   – Informar a clientes y proveedores sobre el cambio, especialmente si se va a incluir un QR o leyenda “factura verificable / VERI*FACTU” en los documentos.
   – Preparar el sistema de facturación para que emita esos elementos visibles o, si no emite directamente el QR, que al menos cumpla los requisitos técnicos del registro.
5. Planificación financiera
   – Aprovechar para ver la transición como una oportunidad de ahorro: si se opta por modalidad “freemium” o soluciones gratuitas/híbridas, conviene calcular coste vs beneficio.
   – Ver que se minimicen interrupciones durante la transición: migración de datos, verificación de compatibilidad, ajustes al calendario fiscal.
6. Asesoramiento y seguimiento
   – Consultar con asesor fiscal o gestoría sobre la aplicación concreta del sistema, las posibles sanciones, la modalidad aplicable, la relación con otros sistemas como la factura electrónica entre empresas (B2B).
   – Supervisar los plazos y la situación del proveedor de software para asegurarse de que todo estará listo antes de la obligación.

El papel de la modalidad freemium (y por qué es una buena noticia para las pymes)

En este momento de cambio, muchas pymes sienten que “obligan a gastar”. Pero no tiene por qué ser así. Por ejemplo, la empresa Alegra subraya que existen modelos freemium que permiten cumplir al 100 % con Verifactu sin desembolso elevado.

– Según Alegra, a solo dos meses de la entrada en vigor obligatoria, solo un 8 % de las pymes ha incorporado un software homologado. Esto evidencia que falta información, hay miedo al cambio y algunos creen erróneamente que digitalizarse es caro.
– Apostar por un modelo freemium permite cinco cosas: cumplir la normativa, no invertir grandes sumas al inicio, familiarizarse con el sistema, ahorrar en gastos administrativos y enfocarse en el negocio principal.
– En el contexto del Día Mundial del Ahorro, esto adquiere aún más sentido: se puede digitalizar y cumplir la ley ahorrando.

Así, para una pyme que emite facturas con frecuencia, el cambio a un sistema compatible con Verifactu puede redundar no solo en evitar sanciones, sino en una mejora de procesos, reducción de errores, tiempos de gestión más cortos, mayor control y, al final, un coste menor por factura gestionada.

¿Qué errores comunes pueden evitarse?

Para que la transición sea lo más fluida posible, conviene estar atento a los siguientes errores frecuentes:

• Pensar que basta con “seguir como hasta ahora” y emitir facturas en Word o Excel sin un sistema adaptado: eso puede dejar fuera del cumplimiento.
• Cambiar de software sin verificar que esté adaptado al reglamento del Real Decreto 1007/2023.
• No preparar la migración de datos ni los registros anteriores, lo que puede generar inconsistencias.
• Ignorar la fecha límite pensando que “ya me avisarán”: como se menciona, si se deja para el último minuto pueden surgir cuellos de botella o costes elevados.
• No formar al personal o no adaptar los procesos internos: un software adaptado no es suficiente si quien lo usa no entiende los requisitos de trazabilidad, integridad o registro de eventos.
• Omitir la evaluación del coste total (software + formación + cambio de proceso) y no aprovechar las opciones gratuitas o de bajo coste.

¿Cuáles son los riesgos de no adaptarse?

Los riesgos son reales y deberían empujar a actuar con antelación:

• Sanciones económicas: Por ejemplo, el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria prevé multas de hasta 50.000 € por ejercicio por uso de software de facturación no conforme.
• Pérdida de competitividad: Si tus clientes (u otros agentes de la cadena) exigen facturas verificables o software homologado, puedes quedar excluido o con una imagen de empresa poco profesional.
• Costes de última hora: Si se deja para el último momento, los proveedores de software suben precios, la migración se complica, hay más errores, y el ahorro inicial se convierte en gasto mayor.
• Riesgos operativos y de auditoría: Al no tener una trazabilidad garantizada o al no poder exportar los registros conforme al reglamento, una inspección tributaria puede complicarse, y la empresa puede enfrentarse a requerimientos adicionales.

Conclusión: Verifactu = una obligación que puede convertirse en ventaja

Hoy, en un día dedicado al ahorro, tener en cuenta que la adaptación al sistema Verifactu puede implicar no solo una obligación, sino una oportunidad: modernizarse, racionalizar sistemas, ahorrar costes administrativos, mejorar el control interno, proyectar transparencia.

Para las pymes, en particular, la clave es anticiparse, elegir soluciones ajustadas al presupuesto (como modelos freemium), formar al equipo y ver la transición como un paso hacia adelante en la digitalización del negocio.

En definitiva: el tiempo corre. Queda poco hasta la fecha clave (1 de enero de 2026 para sociedades, 1 de julio de 2026 para autónomos). Actuar ahora es ahorrar mañana —tanto en facturas como en tranquilidad.

Nota: Este artículo tiene carácter informativo. Las entidades afectadas conviene que consulten con su asesoría fiscal para confirmar plazos exactos, particularidades sectoriales o territoriales (por ejemplo, en comunidades forales) y para elegir la modalidad de cumplimiento más adecuada.

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